La mise en place d’un système de communication et de sécurité efficace dans une maison de retraite est cruciale pour le bien-être de nos seniors. Bonne coordination du personnel, maintien de la qualité des soins, traitement rapide des urgences, circulation fluide des informations médicales... Un système de communication et de sécurité efficace garantit non seulement des soins adaptés mais renforce également le lien social entre les résidents, réduisant ainsi l’isolement et améliorant leur bien-être émotionnel.
Les maisons de retraite face des seniors de plus en plus âgés et dépendants, quel enjeu de communication ?
La France compte plus de 10 000 Ehpad. Fin 2019, 10 % des personnes de 75 ans ou plus et un peu moins d’un tiers de celles de 90 ans ou plus vivaient ou fréquentaient ce genre d’établissement. Ces établissements offrent un cadre de vie adapté aux besoins spécifiques des résidents, en mettant à leur disposition des services tels que l’hébergement, la restauration, les soins médicaux, l’animation, et d’autres formes de soutien. Pour coordonner tout cela, un système de communication et de sécurité efficace doit être mis en place et suivi de près.
De plus, avec l’espérance de vie qui augmente, nos seniors seront non seulement de plus en plus nombreux dans ces structures dans les années à venir, mais également de plus en plus dépendants. Si le public à prendre en charge est grandissant, les professionnels qui œuvrent dans ces structures ne le sont malheureusement pas forcément. Pour pallier ce déséquilibre, une communication fluide et efficace est indispensable.
Ehpad ou maison de retraite médicalisée dans ces structures d’accueil destinées à héberger et prendre en charge des personnes âgées en perte d’autonomie, les infrastructures de communication et de sécurité occupent donc un rôle essentiel pour permettre au personnel d’assurer correctement leurs missions.
Étape 1
Identifier les acteurs
de la communication dans les Ehpad
Avant toute chose, il s’agit d’identifier les acteurs de la communication et de sécurité de son établissement. La communication et la sécurité doit généralement être assurée entre :
- Les résidents et le personnel soignant ;
- Les membres du personnel soignant ;
- Le personnel soignant, les résidents et les familles et proches.
Dans les établissements de prise en charge des personnes âgées, la communication est rarement unilatérale. Et c’est tant mieux. Outre la communication et la transmission d’informations entre le personnel et le résident à qui il prodigue des soins ou un service, le résident doit aussi être capable de joindre rapidement et efficacement le personnel compétent. De même, le personnel doit pouvoir transmettre des informations clairement, rapidement à ses collègues… Enfin, une bonne communication est nécessaire envers les familles qui doivent pouvoir compter sur le personnel, pour plus de sérénité et de confort.
Étape 2
Évaluer les enjeux et les bénéfices d’un système de communication et de sécurité efficace
Assurer une communication et une sécurité efficaces a pour but d’améliorer la qualité de vie des résidents. Mais pas seulement.
Il s’agit de comprendre les besoins spécifiques de chacun des acteurs concernés. En l’occurrence, pour les patients, il est généralement question de leur maintien en bonne santé et leur confort. Pour les soignants, de confort et d’efficacité pour réduire les délais et simplifier la communication. Enfin, pour les familles il est davantage question de sérénité et de transparence.
Un système de communication efficace dans les maisons de retraite repose en conséquence sur plusieurs piliers fondamentaux garantissant des interactions fluides et bienveillantes entre le personnel, les résidents et leurs familles.
Créer un environnement informé et rassurant
Tout d’abord, la transparence et l’accessibilité de l’information sont cruciales. Un accès facile aux mises à jour, aux événements et aux changements au sein de l’établissement crée un environnement informé et rassurant. En parallèle, la communication empathique joue un rôle central, encourageant une compréhension profonde des besoins et des préoccupations des résidents.
De plus, l’utilisation judicieuse de technologies modernes, telles que les applications de communication ou les plateformes en ligne, facilitera les échanges rapides et efficaces. La formation continue du personnel s’avère ici essentielle pour garantir une utilisation optimale de ces outils et promouvoir une communication adaptée aux spécificités de chaque résident. L’implication active des familles dans le processus de communication et de sécurité renforce également les liens et favorise un environnement collaboratif.
Enfin, l’instauration de canaux de rétroaction réguliers, sous forme de réunions, de sondages ou d’entretiens individuels, permet d’évaluer en permanence l’efficacité du système.
Ces piliers combinés contribuent à créer une atmosphère de confiance et d’inclusion, garantissant que la communication au sein des maisons de retraite soit non seulement fonctionnelle, mais également empreinte d’empathie et de respect envers chaque individu.
Étape 3
Sélectionner les outils de communication pour faciliter et optimiser les communications
Étape 4
Les essentiels
- Un réseau WIFI sécurisé et adapté à la taille de votre établissement ;
- Une infrastructure de téléphonie fixe et mobile robuste ;
- Des écrans d’affichage alimentés en temps réel ;
- Des systèmes d’appel malade ergonomiques et modulables ;
- Des systèmes de gestion de l’errance personnalisables ;
- … et la formation et sensibilisation du personnel soignant !
Pour assurer une communication efficace au sein des maisons de retraite, tant pour le bien-être des résidents que pour faciliter le travail du personnel, divers outils sont à envisager. Leur but ? Garantir une coordination fluide et une réponse rapide en cas de besoin.
La protection du travailleur isolé (PTI) compte parmi les outils essentiels dans les Ehpad et résidences sénior. Ce dispositif permet au personnel de signaler rapidement tout problème ou situation d’urgence, assurant ainsi une intervention rapide. Équipés de boutons d’urgence, ce dispositif garantit la sécurité des travailleurs isolés tout en facilitant une communication immédiate avec le personnel de sécurité ou les secours.
Des systèmes de téléphonie qui facilitent la communication interne
Repenser ici l’ordre de présentation Informatique puis wifi puis téléphonie, puis tableaux d’affichage puis appels malade et enfin système de gestion de l’errance
Un réseau informatique sécurisé, adapté à votre structure, et une connexion Internet fiable, même aux heures de pointe, sont également cruciaux. Ils permettent l’accès aux dossiers médicaux électroniques, facilitent la communication entre les différentes équipes de soins, et offrent aux résidents la possibilité de rester connectés avec le monde extérieur grâce aux activités en ligne.
Une infrastructure de téléphonie robuste fixe et mobile adaptée à votre environnement de travail est également indispensable. Les systèmes de téléphonie modernes facilitent la communication interne entre le personnel et permettent aux résidents de rester en contact avec leurs proches. Des fonctionnalités telles que les appels vidéo peuvent également renforcer les liens affectifs, réduisant ainsi l’isolement social.
Les tableaux d’affichage eux-aussi jouent un rôle crucial dans la communication interne. Trop oubliés, ces derniers peuvent être utilisés pour afficher les horaires des activités, les informations médicales importantes, les annonces et les événements à venir ou encore des rappels de règles sanitaires. Cela aide également à maintenir tous les membres du personnel informés et favorise une communication transparente.
Les systèmes d’appels malades pour les résidents sont une autre composante clé de la communication dans les maisons de retraite. Ces médaillons, portés par les résidents sous forme de montre, de badge ou simplement de boutons uniques, sont équipés de systèmes d’alarme en cas de besoin ou de situation d’urgence.
Les systèmes de gestion de l’errance sont également impératifs. Tous ne se valent pas. Il s’agit de trouver une solution discrète et modulable, afin de pouvoir l’adapter à tous les profils et niveaux d’autonomie.
Enfin, il est crucial de sensibiliser le personnel à l’importance et la nécessité des solutions mises en place. Avant même de les former, veillez à mettre en avant l’impact positif d’une communication efficace et le choix des outils qui seront utilisés à l’avenir. Faire adhérer ses équipes à ces solutions reste en effet le meilleur moyen de voir ces dernières correctement utilisées.
… Et après la mise en place ?
Pour le choix et la mise en place de ces outils, l’aide d’experts peut être judicieuse. Chez KS TELECOM, nous évaluons vos infrastructures et processus existants et recueillons les retours d’expérience de leurs utilisateurs afin de vous recommander et installer les solutions les plus adaptées à votre établissement de retraite ou de santé. Ensemble, nous élaborons des objectifs clairs à court, moyen et long terme, et choisissons des outils alignés avec vos valeurs, vos modes de fonctionnement, mais aussi les besoins et les habitudes de votre personnel et de vos résidents.
Solutions ergonomiques, faciles d’utilisation, modulables, évolutives… Nos experts proposent un plan sur-mesure, adapté à vos besoins et à votre infrastructure. Nous installons et assurons le maintien opérationnel d’infrastructures quel que soit le fabricant des solutions retenues.
Et car l’implémentation ne peut suffire, d’autant plus lors de la mise en place de nouvelles technologies ou de nouveaux processus, nos experts forment le personnel de votre établissement. Enfin, nous assurons un suivi régulier afin d’identifier les ajustements nécessaires.
